„Betrieben bieten flexible Arbeitszeiten die Chance, auf schwankende Auslastung zu reagieren“, sagt Angela Fauth-Herkner, Inhaberin des Beratungsbüros Fauth-Herkner & Partner. Die Mitarbeiter seien damit effizienter einzusetzen, die Produktivität steigt. Außerdem zeigten Kennzahlen, dass die Krankheitsquote bei den Mitarbeitern oft um die Hälfte abfällt. „Insgesamt sinken die Personalkosten um etwa zehn bis 15 Prozent“, sagt die Beraterin.
Auf Wünsche der Kunden können Betriebe flexibler eingehen, denn Lieferfristen sind exakter einzuhalten. Eventuell sind Unternehmen dann besser erreichbar, weil sich die Öffnungszeiten verlängern. Über all dem und heutzutage wichtiger denn je, sei es aber, sich dadurch als Arbeitgeber attraktiv zu machen, so Fauth-Herkner. „Gerade bei kleinen Betrieben ist es einfach, flexible Arbeitszeiten einzurichten.“
Dennoch können flexible Arbeitszeiten nicht von heute auf morgen eingeführt werden. Denn das Modell muss zum Bedarf des Unternehmens passen. „Viele Mitarbeiter sammeln bei flexiblen Arbeitszeitmodellen gerne Stunden. Das muss aktiv gesteuert werden“, warnt Fauth-Herkner.
Sieben Tipps für flexible Arbeitszeitmodelle
Grundsätzlich gilt: Egal für welches Modell sich ein Betriebsinhaber entscheidet, er muss sich an die gesetzlichen Regelungen zu Arbeitszeiten und eventuell geltende Tarifverträge halten. Darüber hinaus sollte er folgende Punkte beachten:
- Arbeitsanfall analysieren
Bevor Betriebsinhaber sich für ein bestimmtes Arbeitszeitmodell entscheiden, sollten sie ihren bisherigen Arbeitsanfall analysieren und die Zusammenhänge betrachten. „Dann sollte man die Fakten auf den Tisch legen und das Thema entemotionalisieren„, rät Fauth-Herkner. Dabei kann man Führungskräfte und einige Mitarbeiter einbeziehen und fragen: Was ist ihrer Meinung nach sinnvoll? Bei anderen Betrieben könne man sich möglicherweise etwas abschauen.
- Passendes Modell wählen und Eckdaten herausarbeiten
Flexible Arbeitszeiten gehen bei Gleitzeitmodellen los und reichen bis zur Lebensarbeitszeit. Je nach dem, für welches Modell sich der Betrieb entschieden hat, sollten die Rahmenbedingungen festgelegt werden. Bei Gleitzeit stellt sich etwa die Frage nach Grenzen für Höchst- und Minusstunden. „Bei einem Jahreskonto sollte man sich die Vorjahre ansehen, um den geeigneten Zeitpunkt für Stichtage zu finden.“ Wann müssen Überstunden abgebaut werden und wie werden sie ausgeglichen? Bei Teilzeitmodellen gilt es zu prüfen, welche Arbeitsplätze sich überhaupt dafür eignen.
- Führungskräfte schulen
Wenn Führungskräfte Ansprechpartner für die Mitarbeiter sind, sollte man sie vorab schulen. „Denn Führungskräfte sind oft in der Sandwichposition zwischen Chef und Mitarbeitern“, sagt Fauth-Herkner. Sie müssen wissen: Was ist bei der Organisation wichtig und wie geht man mit Konflikten um?
Damit alles reibungslos funktionieren kann, ist eine gute Kommunikation unerlässlich. Verbindliche Absprachen sind wichtig und es muss klar festgelegt sein, wer der Ansprechpartner für die Mitarbeiter ist. Es sollte immer wieder Teambesprechungen geben, in denen die Planung für die nächsten Wochen gemacht wird. Die Vorgesetzten sollten dafür zudem zu festen Zeiten ansprechbar sein.
- Fahrplan aufstellen
Die Mitarbeiter sollten Betriebsinhaber langsam auf das neue Arbeitszeitmodell vorbereiten und sie schon früh in die Planungen miteinbeziehen. Möglich ist es auch, das Modell in einer Pilotphase auszutesten. Egal für welches Modell sich ein Betriebsinhaber entscheidet: Er muss die gesetzlichen Regelungen zu Arbeitszeiten und eventuell geltende Tarifverträge beachten.
- Jahresplan erstellen
Auch wenn man die genaue Auslastung nicht immer schon Monate im Voraus kennt: „Man sollte zu Beginn des Geschäftsjahres bereits einen groben Plan erstellen und den voraussichtlichen Personalbedarf bestimmen“, sagt Fauth-Herkner. Die Mitarbeiter sollten wissen, wann sie ihre Überstunden abbauen können.
- Flexi-Regeln aufstellen
Gemeinsam mit Führungskräften sollten Betriebsinhaber die Arbeitszeiten planen und zielgerichtet steuern. „Es sollte dabei nicht gelten: Wer zuerst kommt malt zuerst“, sagt die Beraterin. Das vergifte die Atmosphäre unter den Kollegen, denn manche können sich gegen andere nicht durchsetzen. „Abhilfe schaffen Flexi-Regeln, die man aufschreiben und im Betrieb aufhängen kann“, so Fauth-Herkner. Dann sei für alle klar, wie Wünsche angebracht werden können.
- Bei Problemen beraten lassen
Bei Problemen bekommen Betriebe Beratung bei den Handwerkskammern und Beratungsagenturen. Darüber hinaus gibt es verschiedene Zertifikate wie das „Familienfreundlicher Arbeitgeber“-Siegel von der Bertelsmannstiftung und das INQA-Audit Zukunftsfähige Unternehmenskultur, bei denen Betriebe bei der Einführung flexibler Arbeitszeitmodelle unterstützt werden. sch
Mehr Informationen und Arbeitszeitmodelle gibt es auf der Seite der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin. Hier gibt es außerdem eine große Sammlung mit Studien zum Thema flexible Arbeitszeit.
