BAG zur Urlaubsgewährung Urlaubsgewährung: Arbeitgeber muss über Resturlaub informieren

Für viele Unternehmen ist das Thema Urlaubsplanung seit jeher mit einem gewissen Stressfaktor verbunden. Kein Wunder: Die Urlaubswünsche von 30 oder mehr Arbeitnehmern mit den Zielen und laufenden Projekten des Unternehmens zu koordinieren kann zur Herausforderung werden. Seit einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts im Februar dieses Jahres stehen Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen in der Pflicht.

Gerade jetzt, gegen Mitte des Jahres, ist die Urlaubsplanung wieder in vollem Gange. Dabei zu beachten ist spätestens seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG, Az.: 9 AZR 541/15) vor allem, dass nun nicht mehr der Arbeitnehmer allein dafür verantwortlich ist, dass er seinen Urlaub auch wirklich nimmt. Die Initiative muss nun tatsächlich der Arbeitgeber ergreifen, er muss den Arbeitnehmern frühzeitig aufzeigen, dass sie noch Urlaubstage übrighaben und diese verfallen können.

Arbeitgeber in der Pflicht

Wichtig ist dabei, dass der Arbeitgeber auch nachweisen kann, dass er seine Arbeitnehmer an ihre verbleibenden Urlaubstage und den möglichen Verfall erinnert hat. Wenn dann der Arbeitnehmer Urlaub nicht nimmt, tut er dies aus freien Stücken, so dass der Urlaub zum Jahresende verfällt.

Blieb eine nachweisbare Erinnerung aus, kann der Arbeitnehmer seinen Urlaub mit ins nächste Jahr nehmen. Die Übertragung des Resturlaubes in das nächste Jahr ist – wie bisher – auch bei anderen Gründen möglich: Ein dringendes Projekt oder eine längere Krankheit etwa, die Gründe sollten nachvollzieh- und ebenfalls nachweisbar sein.

Es bleibt alles anders

Nun klingt dies zunächst mal bekannt: Dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer daran erinnert, Urlaub zu nehmen, ist üblich und mit Blick auf ihre Unternehmensplanung haben die meisten Arbeitgeber dies ohnehin schon getan.

Schließlich sorgt jeder Urlaubstag, den ein Arbeitnehmer mit ins neue Jahr nimmt, dafür, dass Unternehmen Rückstellungen in ihrer Bilanz bilden müssen – für den Fall, dass ein Arbeitnehmer mit Resturlaub gekündigt wird, ist ein Polster sinnvoll. Doch diese Rückstellungen können die Firmenbilanz negativ beeinflussen, da sie den zu versteuernden Gewinn senken.

Arbeitgeberpflicht: Formal und rechtzeitig

Unklar definiert bleibt dabei die Pflicht des Arbeitgebers gegenüber seinen Arbeitnehmern: Was heißt „formal und rechtzeitig“ ganz konkret? Schließlich sollen auf diese Art und Weise die Arbeitnehmer informiert werden, doch „formal und rechtzeitig“ kann alles und nichts bedeuten. Erinnert der Arbeitgeber zu früh, fehlt die Wirkungskraft.

Je näher das Jahresende rückt, desto wirksamer werden Erinnerungen oder gut gemeinte Warnungen. Besonders ratsam ist es für Arbeitgeber, das Thema Urlaub regelmäßig anzusprechen, beispielsweise alle drei Monate. Über solch einen regelmäßigen Turnus bleiben alle informiert, ohne dass die Nerven der Beteiligten überstrapaziert werden.

Urlaub will genommen werden

Im aktuellen Urteil des Bundesarbeitsgerichts kommen Zahlen vor, die einen aufhorchen lassen: Es ging um 51 Urlaubstage aus zwei Jahren, die zum Arbeitsvertragsende vom Arbeitnehmer eingefordert wurden. Spektakulär, ja – aber, dass dieser Fall nicht die Norm wiederspiegelt, muss nicht erwähnt werden.

Um solche Mammutzahlen zu verhindern, sollten beide Parteien miteinander reden. Normalerweise will der durchschnittliche Arbeitnehmer schließlich aus eigenem Antrieb Urlaub nehmen. Eine gute und rechtzeitige Planung kommt demnach dem Arbeitnehmer und dem Unternehmen zu Gute.

Aus der Not eine Tugend machen

Die eher unklare Definition der arbeitgeberseitigen Pflicht lädt also zum Austausch ein. Für Arbeitgeber gilt es, die Urlaubswünsche der Arbeitnehmer abzufragen, um diese bei der Festlegung des Urlaubs mit den betrieblichen Notwendigkeiten abzustimmen. Dabei ist es wichtig, die jeweiligen betrieblichen oder branchenbedingten Besonderheiten im Blick zu haben. Das fällt kleineren Betrieben naturgemäß leichter: Zehn bis 30 Personen, die einander bekannt sind, finden schneller einen Konsens.

Handwerkliche Betriebe sollten fachbezogene Besonderheiten beachten – auch in puncto saisonale Faktoren. Stichworte: Schlechtwetterzeit und Sommerhalbjahr. Doch ein vorausschauender Arbeitgeber hat diese Punkte ohnehin auf dem Schirm. Nun muss er noch darauf achten, dass er den Arbeitnehmer auf verbleibende Urlaubstage und auf den drohenden Verfall aufmerksam macht.

Wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich so austauschen, profitieren sie beide davon und das Thema Urlaubsplanung ist – trotz ungenauer Definition – keine Herkulesaufgabe mehr.